O czym pamiętać, pisząc biznesową wiadomość e-mail?

Trzeba zdawać sobie sprawę z tego, że maile wysyłane do partnerów biznesowych i potencjalnych klientów mają ogromne znaczenie. Przeciętny użytkownik internetu otrzymuje codziennie mnóstwo e-maili. Przeczyta zaledwie niewielką część z nich. Aby mieć pewność, że wysłany komunikat dotrze do odbiorcy i zostanie właściwie zrozumiany, warto zadbać o jego odpowiednią strukturę.

Forma i struktura wiadomości biznesowych

Pomimo tego że maile uznawane są za mało formalną formę wypowiedzi, to jednak tworząc wiadomości biznesowe trzeba zadbać o ich właściwą konstrukcję i formę. Email biznesowy powinien być jasnym komunikatem, który odpowiada na podstawowe pytania odbiorcy. Musi być czytelny i zrozumiały.

Tak samo jak tradycyjny list, tak i mail biznesowy, ma pewne wymogi formalne. Powinien składać się z przywitania, przedstawienia się, przedstawienia sprawy i zakończenia. Nie wolno zapominać o formach grzecznościowych, które są wyrazem szacunku do odbiorcy.

Czego warto unikać w biznesowych wiadomościach e-mail?

Nie ma co ukrywać – pisanie profesjonalnych wiadomości biznesowych jest bardzo delikatną sztuką. Nieumiejętnie napisany e-mail potrafi skutecznie obniżyć wizerunek firmy i skompromitować ją w oczach potencjalnych klientów.

Wysyłając wiadomości biznesowe za pośrednictwem poczty elektronicznej, za wszelką cenę należy unikać nadmiernych emocji. Zbyt duży entuzjazm, zdenerwowanie, nadmiar wykrzykników – to wszystko sprawia, że firma wypada mało profesjonalnie. Warto zwrócić uwagę na to, że nieformalne zwroty także nie są pożądane w wiadomościach biznesowych – lepiej zarezerwować je do komunikacji z przyjaciółmi i znajomymi.

Chyba nikogo nie trzeba przekonywać o tym, że w e-mailach biznesowych nie ma miejsca na błędy ortograficzne, stylistyczne i gramatyczne. Dobrze unikać także skrótów, zdrobnień i nieuprzejmych sformułowań.

Do czego służą pola DO, DW i UDW?

Nawet te osoby, które na co dzień wysyłają dużą liczbę e-mail, często mają problem z polami DO, DW i UDW, które widoczne są w formularzu tworzenia wiadomości. Informacje na ten temat dostępne są na stronie internetowej https://hostido.pl/baza-wiedzy/wpis/87/do-czego-sluza-pola-do-dw-i-udw.

• Pole DO – jest to pole do odbiorcy. Każdy adresat, który został wpisany w to pole, zobaczy także inne osoby, do których wiadomość została wysłana.
• Pole DW – do wiadomości. Służy do przekazywania informacji o charakterze grupowym. Lista dystrybucyjna e-maila widoczna jest dla wszystkich jego odbiorców. Każdy adresat wiadomości wie, kto również ją otrzymał.
• Pole UDW – dzięki niemu można wysyłać e-maile biznesowe do odbiorców, którzy wzajemnie się nie znają. Odbiorcy, którzy zostali umieszczeni w tym polu, nie widzą adresów innych odbiorców, a także nie są dla nich widoczni. Procedurę tę stosuje się w sytuacji, kiedy odbiorcy nie znają się bądź też nie powinni wiedzieć, do kogo jeszcze została zaadresowana wiadomość biznesowa.

Jak widać, wysyłanie wiadomości biznesowych za pośrednictwem poczty elektronicznej to niełatwa sztuka. Aby mieć pewność, że spełnią one pokładane w nich oczekiwania, warto pamiętać o powyższych wskazówkach.

Artykuł partnera